Créer une fiche de poste

La gestion des ressources humaines est une tâche qui demande rigueur et méthode. Elle fait appel à de nombreux outils, tels que la fiche de poste.

La fiche de poste est un document qui définit avec précision la fonction occupée par un employé ou un agent au sein d'une organisation. Cette définition prend notamment en compte l'environnement de travail, les missions qui incombent aux salariés, leurs rattachements hiérarchiques, ainsi que les outils et les méthodes dont ils ont besoin pour accomplir ces tâches. Il est indispensable à au management de vos équipes.

L'élaboration de la fiche de poste s'appuie donc sur le poste de travail et non sur la personne qui occupe ce poste, permettant l'existence d'une seule fiche pour plusieurs employés. Toutefois, elle doit être établie quels que soient le type de contrat et le statut de l'employé : CDD, CDI, etc. Ce document est également utile pour l'employeur, en servant de cadre pour l'évaluation du salarié, et aux RH en facilitant le ciblage des bons candidats pendant le recrutement.

Puisqu'elle s'appuie sur des éléments existants, la fiche de poste doit régulièrement être mise à jour dès lors que ceux-ci subissent des modifications.

Bien que sa rédaction ne soit encadrée par aucune loi ni réglementation, il n'en demeure pas moins que la fiche de poste est un document indispensable. Il n'est d'ailleurs pas rare qu'elle soit communiquée auprès des différents acteurs de l'entreprise (salariés, représentants des salariés, etc.), et utilisée dans la résolution de certains conflits, pendant l'examen bisannuel…

Pourquoi faire une fiche de poste ?

Ce type de dossiers recèle de nombreux atouts que l'entreprise pourra alors exploiter de son mieux.

La fiche de poste est un support de communication

Ce document peut être considéré comme un outil de communication au service des employés et des supérieurs hiérarchiques, dans le sens où son élaboration exige un entretien entre ces deux parties.

Ce dernier est l'occasion d'échanger avec la direction autour du poste et des exigences de la fonction, afin de créer une relation professionnelle optimale. Elle permet notamment d'informer le concerné à propos des attentes de l'entreprise en ce qui concerne un poste donné, et ainsi de lui donner des repères solides.

C'est un outil d'organisation

La fiche de poste peut également servir d'outil permettant de clarifier les responsabilités de chaque employé sur un poste donné. Les modalités d'organisation s'en trouveront mieux précisées, permettant ainsi de cerner plus efficacement les missions qui incombent à chaque service, déterminer l'organigramme de la hiérarchie, l'évolution du poste, etc.

L'élaboration de la fiche de poste a enfin une logique de recensement des compétences nécessaires à l'occupation d'un poste donné dans l'entreprise. En détaillant le profil des candidats, leurs diplômes et leurs savoir-faire, elle peut servir à mieux gérer les carrières et les parcours des salariés.

note de poste

À retenir

La fiche de poste sert aussi de cadre à l'organisation de l'ensemble des missions.

Toutes les informations relatives à l'activité et les objectifs à atteindre, en utilisant des verbes d'action pour amener la personne concernée à se sentir active.

La fiche de poste trouvera notamment son utilité lors de l'élaboration du bilan d'activité, en remontant ces différentes informations.

Son utilisation contribue ainsi à l'adoption d'une politique de rémunération qui est plus en adéquation avec :

  • les caractéristiques de chaque poste,
  • la politique RH de l'entreprise.

Quand utiliser une fiche de poste ?

Lors de la création du poste

La fiche de poste peut être mobilisée durant la procédure de création de poste pour la formalisation de la connaissance de base, des missions et des capacités qui y sont liées.

Il faut toutefois faire attention à s'appuyer sur des données existantes et non pas prospectives.

Pendant le processus de recrutement

La fiche de poste devra également être à disposition de la direction RH pendant le recrutement, puisqu'elle servira de base à la rédaction du profil de poste.

Missions, savoir-faire requis, responsabilités, certifications demandées, connaissance… autant d'informations qui se dégageront plus facilement grâce à ce document.

La fiche de poste pourra ensuite être fournie au candidat pendant l'entretien, afin de l'informer des spécificités du poste.

D'ailleurs, il est d'usage de la mettre à disposition du candidat avec son contrat, au moment de la signature de ce dernier.

Lors de l'évaluation du salarié

Tout salarié qui occupe un poste dans une entreprise doit faire l'objet d'une appréciation tous les 2 ans, afin d'analyser ses performances.

Dans ce cadre, la fiche de poste peut être utilisée pour rappeler les devoirs et les missions qui incombent à ce dernier, permettant ainsi au manager de mesurer les résultats accomplis par le salarié concerné, et l'évolution possible ou envisagée dans sa carrière.

Pour identifier les compétences nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise

La fiche de poste est un document qui détaille le capital de compétences de l'entreprise à l'instant T.

Elle est donc très utile à la gestion prévisionnelle des emplois et des capacités de chacun, en répertoriant les savoir-faire indispensables à la réalisation des tâches relatives aux différentes missions dans l'entreprise.

Comment rédiger une fiche de poste ?

La réalisation de la fiche de poste incombe généralement au responsable des ressources humaines, qui sera appuyé par un manager et les différents titulaires du poste dans l'entreprise.

Le contenu de la fiche

Il faudra retrouver au sein de la fiche de poste :

  • L'identification ou l'intitulé du poste ;
  • Les informations relatives à la personne qui occupe le poste ;
  • Les informations concernant le service et notamment sa mission principale, sa composition et le positionnement de l'occupant du poste par rapport à l'organigramme ;
  • Les missions du poste et les activités qui s'y rattachent (prendre soin d'utiliser des verbes d'action !) ;
  • L'identification des capacités requises pour occuper le poste (diplômes, savoirs, aptitudes…).

Quelle est la procédure à suivre ?

L'élaboration de la fiche donne lieu à un inventaire des missions, des activités et des tâches liées à un poste existant ou en processus de création.

Pour ce faire, le responsable RH explique collectivement les enjeux et les modalités de l'élaboration du document.

Ensuite, les acteurs concernés sont mis en relation, et invités à observer l'environnement de travail, puis à collecter toutes les informations nécessaires à la rédaction de la fiche.

L'analyse de poste peut également s'effectuer dans le cadre d'entretiens durant lesquels le salarié et le manager échangent à propos de leur projet de fiche.

Le responsable RH s'occupera finalement de valider ces fiches et de constituer des dossiers, en prenant soin de vérifier que les fiches ont bien été élaborées selon la méthodologie fixée.

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