Réaliser un référentiel de compétences

Le répertoire des compétences professionnelles est le document qui retrace toutes les compétences liées aux emplois et aux fonctions au sein d'une organisation. Il permet le développement de l'expertise métier. Il donne aussi une description détaillée de l'environnement des métiers et des acteurs concernés.

Le référentiel de compétences est devenu l'une des ressources nécessaires aux entreprises depuis les années 1980. Il est en effet apparu que ces dernières doivent s'appuyer sur les compétences pour assurer leur productivité. La valorisation des compétences a donc pris le pas dans le processus de recrutement des acteurs concernés. L'élaboration d'un document qui répertorie l'ensemble des compétences correspondant aux différents métiers exercés dans l'entreprise est devenue d'usage et adoptée dans de nombreux secteurs.

Établi sous la responsabilité de la Direction RH, cet outil permet de mieux gérer les emplois et les compétences, en définissant les critères de sélection des candidats lors du recrutement. Le référentiel est à la fois un outil de gestion RH et la base de la politique managériale de l'entreprise. En assurant la lisibilité de la situation par les RH, il facilite la planification des actions nécessaires à l'évolution des carrières, à la formation initiale et à la mobilité en interne.

Il peut être utilisé aussi bien par les salariés pour mieux gérer leur parcours professionnel et le développement des compétences, que les encadrants, afin d'optimiser l'exploitation de ces compétences pour le développement de l'organisation. Son accomplissement doit se faire suivant une méthodologie bien rodée, et doit être confié à un groupe de travail compétent composé par les professionnels concernés.

Le répertoire des compétences professionnelles

Les informations du répertoire sont indispensables pour l'entreprise, car elles permettent de connaître avec précision l'état et les besoins en matière de ressources humaines, pour assurer leur bon fonctionnement et anticiper leur développement. En d'autres termes, le référentiel assure à l'entreprise de rester compétitive sur le marché, en disposant des moyens adéquats en termes de connaissances liées et de savoir-faire dans son secteur.

L'intérêt de ce répertoire est de permettre d'avoir une vision plus pertinente des besoins de l'entreprise, en centrant la démarche sur la compétence pour chaque métier. Contrairement à la qualification, la compétence se concentre en effet sur l'individu, et notamment :

  • son savoir (connaissances générales et professionnelles),
  • son savoir-faire et son savoir-être (qui englobe ses qualités comportementales et relationnelles).

Il ne s'agit donc pas seulement de sa formation initiale, mais bel et bien tous les savoirs liés aux situations professionnelles auxquelles le salarié est exposé dans son milieu de travail.

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À retenir

La conception d'un tel dispositif nécessite la fixation au préalable d'un objectif, pour savoir quelle sera la destination finale des résultats obtenus. Il faudra ensuite :

  • sélectionner une unité à étudier (un poste ou un service en l'occurrence) ;
  • désigner un ou des groupes de travail ;
  • procéder à l'inventaire de toutes les compétences liées au poste cible ;
  • fixer une hiérarchie de maîtrise pour chaque compétence ;
  • cartographier les compétences selon leur typologie, leur niveau, leurs objectifs.

Analyser les emplois et les compétences de l'entreprise

Le processus de création de ce référentiel passe par l'analyse des emplois et des compétences, afin de mesurer de manière concrète les savoirs et savoir-faire des salariés. Il est par ailleurs important de noter que, quelle que soit la méthodologie employée, les acteurs visés doivent toujours être tenus au courant du projet, ainsi que de sa finalité. Il est alors important de mettre en place des groupes de travail.

L'entretien individuel

L'entretien individuel est une rencontre au cours de laquelle l'employé échangera en face à face avec un supérieur hiérarchique à propos de sa situation. L'échange s'articulera entre autres autour de ses résultats, des objectifs, ses perspectives par rapport au poste occupé, etc.

L'entretien professionnel

L'entretien professionnel se déroule dans le contexte de l'échange obligatoire entre l'employé et le salarié au bout de 2 ans d'ancienneté. Il a pour finalité d'évaluer l'employabilité de ce dernier. Il peut également être mis à profit pour l'analyse de ses savoirs et savoir-faire.

La méthode 360°

Cette méthodologie est habituellement mise en œuvre auprès des cadres managers. Elle consiste à évaluer ces derniers à partir d'une notation sur différents items. Il appartient généralement aux collaborateurs d'effectuer l'analyse, mais les clients et les fournisseurs peuvent aussi être mis à contribution pour récolter les moyens nécessaires à la rédaction du document.

L'entretien de groupe

Il s'agit d'une technique mise en place pour évaluer les compétences, dans le cadre de projets collectifs réunissant plusieurs collaborateurs.

L'assessment center

Il s'agit d'une méthode d'évaluation en situations professionnelles concrètes, servant à définir les compétences des employés. Il se déroule alors dans l'environnement de travail effectif des professionnels concernés.

L'auto-évaluation

L'auto-évaluation consiste pour le salarié et le supérieur hiérarchique à remplir un questionnaire sur le travail de l'employé et son contexte. Les résultats seront ensuite commentés et analysés pendant un entretien individuel.

Comment utiliser ces ressources ?

Sa mise en place est devenue chose admise dans les entreprises, quelle que soit leur taille. Le plus important lors de sa conception est de définir clairement son utilité pour l'entreprise, afin de cadrer le document et de mettre ses éléments clés en lumière.

Désigner les fonctions

Le référentiel peut être utilisé pour fixer une définition claire, précise et homogène des fonctions des salariés œuvrant pour l'entreprise. Ces données serviront ensuite dans la conception de documents administratifs, tels que la fiche de paie par exemple.

Un outil de pilotage

Les informations contenues dans le référentiel peuvent aussi être exploitées dans le cadre de gestion prévisionnelle des emplois et des effectifs de l'entreprise. Au même titre que dans le cadre de l'éducation thérapeutique, elles sont intégrées dans les logiciels ou le système de pilotage, ainsi que tout outil destiné à cette tâche.

Le recrutement

Ce document peut servir de base pour la rédaction et la conception des profils et fiches de postes et autres sources documentaires nécessaires lors des recrutements en entreprise.

La mobilité dans l'emploi

L'entreprise peut s'appuyer sur le référentiel pour définir les proximités existantes entre les emplois et les possibilités de passage entre un emploi et un autre. Il servira également à l'élaboration des projets de mobilité professionnelle, de développement des compétences, de parcours qualifiants et de contenu des métiers.

La classification des emplois

Le référentiel servira à l'évaluation du niveau de classement d'un nouvel emploi, en facilitant la comparaison entre fiche de poste et fiche d'emploi. Il servira également de support pour l'actualisation du niveau des emplois existants.

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