Organiser un entretien professionnel

L'entretien professionnel est une rencontre formalisée entre l'employeur et le salarié, dans le cadre de laquelle sera abordée sa formation et l'offre de formation de l'entreprise.

Rendu obligatoire depuis 2014 et devant se dérouler tous les 2 ans, l'entretien professionnel biennal a subi quelques modifications suite à l'entrée en vigueur de la loi « avenir professionnel » du 5 septembre 2018, portant entre autres sur les informations de formation à aborder au moment de l'échange et notamment l'activation du CPF, le CEP, etc.

Il est différent de l'entretien annuel d'évaluation, qui a pour objectif d'évaluer les compétences du salarié par rapport aux exigences de son poste.

Qui doit mener cet entretien professionnel obligatoire ? Comment doit-il se dérouler et quels sujets doivent y être abordés ? Nous allons vous guider.

L'entretien professionnel obligatoire biennal

Il a pour but d'évoquer les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations professionnelles auxquelles ce dernier peut prétendre, ainsi que les acquis des éléments de certification par la formation ou la VAE.

Cet entretien doit être obligatoirement organisé tous les 2 ans, ainsi qu'après une absence du salarié pour les raisons suivantes : congé de maternité, congé d'adoption, congé parental d'éducation, congé sabbatique, après une période de mobilité volontaire sécurisée, etc. Si le salarié a bénéficié du dispositif, aucune sanction ne sera encourue.

À qui s'adresse-t-il ?

L'entretien professionnel est destiné à tous les salariés de l'entreprise, sans distinction de contrat de travail. Chaque salarié doit être informé de l'existence de ce dispositif dès son embauche pour pouvoir prétendre à son entretien d'évaluation. C'est également un moyen de l'informer du dispositif "compte personnel de formation" et de son droit à la formation.

Quand faut-il faire un entretien professionnel ?

L'entretien doit être organisé à l'initiative de l'entreprise, au moins une fois tous les 2 ans. Il doit également avoir lieu systématiquement au retour du salarié dans le cadre d'une reprise d'activité suite à :

  • Un congé de maternité
  • Un congé parental d'éducation à temps plein ou à temps partiel
  • Une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant
  • Un congé d'adoption
  • Un congé de proche aidant
  • Un congé sabbatique
  • Un mandat syndical
  • Une période de mobilité volontaire sécurisée
  • Un arrêt maladie de plus de 6 mois

L'entretien professionnel peut aussi être organisé à l'initiative du salarié avant qu'il ne reprenne son poste. Depuis le 1er janvier 2019, il est devenu possible de fixer une périodicité et des modes différents d'organisation de l'entretien, par un accord collectif d'entreprise ou de branche ou encore par décision unilatérale de l'employeur.

échange individuel

À retenir

Quel est l'objectif de l'entretien professionnel ?

L'entretien d'évaluation entre le salarié et l'employeur est une occasion d'aboder les perspectives d'évolution professionnelle du salarié.

Il peut ainsi s'agir d'une promotion, d'un changement de poste, d'une progression salariale en termes de qualifications…

L'idée reste de discuter et non d'évaluer, de parler ensemble de l'avenir de l'entreprise, des souhaits du salarié, etc.

Cet échange sert aussi à identifier les besoins en formation du salarié, ses qualifications et à l'informer à propos de la validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis des éléments de certification au terme d'une formation.

Peuvent aussi être abordées l'activation du compte personnel de formation (CPF) ainsi que les modalités de financement proposées par l'entreprise.

Un bilan tous les 6 ans

Le bilan obligatoire du parcours professionnel doit être organisé tous les 6 ans, afin de dresser un état des lieux du parcours de formation du salarié et des actions de formation mises en place par l'entreprise. A-t-il été informé de la possibilité de formation ? A-t-il eu accès à une formation ? Dans quelles conditions ?

Quel est l'objectif de l'état des lieux du parcours professionnel ?

Ce bilan a pour but de vérifier si le salarié a bien bénéficié des entretiens obligatoires au cours de 6 dernières années, sa progression en matière de qualifications et d'emploi ou encore sa progression salariale ou professionnelle.

Il sert également à confirmer que le salarié a bénéficié bénéficié d'une progression en termes de qualifications et notamment d'une action de formation, a connu une progression salariale ou professionnelle, ou a pu obtenir une certification au moyen d'une formation ou de la validation des acquis par l'expérience. Attention, il est question ici de formation autre que celles obligatoires.

Comment conclure le bilan ?

Le bilan doit être conclu au moyen d'un document écrit qui servira de compte-rendu ou de synthèse de l'état des lieux des qualifications et d'emploi ainsi que des perspectives du salarié. Une copie devra lui être transmise.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l'obligation ?

L'employeur qui n'aura pas organisé les entretiens professionnels, ou qui n'aura pas engagé de mesures permettant au salarié d'acquérir des éléments de certification ou de profiter d'une progression salariale et professionnelle, etc. s'expose à des sanctions. La loi prévoit en effet un abondement du CPF du salarié à hauteur de 3000 euros dans ce cas. Cette sanction concerne uniquement les entreprises de moins de 50 salariés.

Le salarié peut demander des dommages et intérêts, mais à la seule condition qu'il puisse prouver que le fait de ne pas avoir bénéficié d'une progression lui a porté préjudice.

Comment préparer l'entretien avec le salarié ?

Pour que l'entretien professionnel ait du sens et permette effectivement l'évolution du salarié, grâce à des éléments de certification ainsi que son maintien dans l'emploi, il est essentiel de bien le préparer.

Qui doit mener l'entretien ?

L'entretien peut être mené soit par l'employeur lui-même, soit par le manager ou le responsable des ressources humaines, obligatoirement organisé dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Collecte des données sur le salarié et trame de l'entretien

Il serait judicieux pour celui qui mènera l'entretien de recueillir toutes les informations pertinentes sur le salarié : parcours professionnel, formations suivies, compétences, etc.

Ensuite, une trame devra être établie afin de cadrer correctement l'échange. Il est d'ailleurs conseillé de la faire parvenir également au salarié, afin qu'il puisse aussi se préparer de son côté. Il peut également être judicieux de programmer un calendrier prévisionnel des entretiens afin d'en assurer le bon déroulement.

Information au préalable du salarié

Le salarié doit être prévenu au moins un mois à l'avance sur la tenue prochaine de l'échange. Une convocation lui sera envoyée 8 à 15 jours avant l'entretien. Celle-ci précisera la date, l'heure et le lieu exacts de l'entretien. Un éventuel de refus de la part du salarié devra être notifié par la signature d'une décharge.

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