Mettre en place un rapport d'étonnement

Pour évoluer et instaurer des changements positifs dans son organisation ou son image, l'entreprise a parfois besoin d'un regard objectif, d'un point de vue extérieur. L'une des solutions pour obtenir une vision critique et constructive de l'image que renvoie l'entreprise est l'établissement du rapport d'étonnement.

Véritable outil stratégique de management participatif dans l'entreprise, ce document est en général demandé par la direction à un salarié nouvellement embauché, qui lui permet de donner ouvertement ses premières impressions. Celles-ci concernent l'environnement de travail, son ressenti en matière d'intégration, sa perception de la culture d'entreprise, les éléments de surprise, les points de déception, ses impressions quant à sa fonction, etc.

Ce rapport est très utile à la hiérarchie, car elle va pouvoir se baser sur ce document pour apporter des améliorations au niveau des pratiques internes à l'organisation. Il sera aussi utile pour l'accompagnement d'une nouvelle recrue. Le nouveau salarié y trouve également son compte puisque ce rapport lui permet de s'exprimer librement (mais toujours de manière constructive !) sur ses premières impressions et de s'intégrer plus facilement en entamant une réflexion sur le fonctionnement de l'établissement. Ce faisant, il peut aussi être plus motivé à apporter les changements qu'il aimerait y voir en s'investissant personnellement dans son travail.

Pour que ce document soit réellement efficace pour l'entreprise, il est toutefois nécessaire de prendre du recul lors de l'analyse les informations recueillies. Alors comment utiliser ce document, quels thèmes doivent y être abordés et surtout, comment la direction doit-elle analyser les données ?

Le rapport d'étonnement : un support du processus d'intégration

Ce document a pour objectif premier d'optimiser le processus d'insertion des nouveaux salariés dans l'entreprise. Il nécessite la participation active de ces derniers et constitue une occasion pour eux non seulement de faire part de leur avis, mais aussi de proposer leurs idées.

En encourageant cette pratique, l'entreprise fait comprendre à ses collaborateurs que leur avis compte dans l'organisation de travail. C'est par ce sentiment de reconnaissance, de valorisation, ce sentiment d'être réellement utile, d'être un véritable collaborateur et non pas seulement un exécutant, que le salarié se sentira intégré dans l'entreprise.

Outre le fait de s'adjoindre des ressources humaines motivées et personnellement engagées, elle dispose aussi d'un document qui va pointer des axes d'amélioration possibles de son fonctionnement interne.

Les dirigeants peuvent alors se baser sur ce rapport pour relever les points forts et les points faibles de l'organisation, qui de plus, ont été relevés en toute neutralité puisque le nouveau collaborateur est pour ainsi dire un inconnu qui s'exprime en toute objectivité.

Toutes les données recueillies dans ce rapport peuvent être exploitées pour améliorer l'insertion des nouveaux arrivants, mais aussi l'organisation interne. Ce sont des éléments qui comptent pour attirer une nouvelle recrue, mais aussi pour la rétention des talents.

rapport analyse

À retenir

Avoir la liberté de s'exprimer dès le début à plusieurs bénéfices, car cela :

  • permet d'instaurer une bonne expérience collaborateur,
  • booste la motivation à faire de son mieux pour mener à bien les missions conférées par sa fonction,
  • incite les concernés à faire preuve de curiosité et de créativité.

Si cet outil a un impact incontestablement positif sur le salarié, l'entreprise profite aussi de nombreux avantages.

Comment procéder à l'analyse des dysfonctionnements de l'organisation ?

Ces rapports émanant des nouveaux arrivants doivent être soigneusement consultés par les dirigeants de l'entreprise et le service des ressources humaines pour qu'ils puissent apporter de réelles améliorations dans l'organisation de l'entreprise.

Assurer un suivi

Il faut absolument éviter de laisser ces documents se perdre dans les archives, car cela constituerait entre autres un frein à la motivation des salariés qui se sont prêtés à l'exercice et qui penseraient (à juste titre !) que l'entreprise se désintéresse de leur avis.

Pour procéder à l'analyse des dysfonctionnements potentiels relevés dans le rapport, il est important de prendre du recul vis-à-vis des critiques perçues, notamment celles négatives. L'employeur ou toute autre personne chargée de l'analyse doit garder en tête que les critiques ont été produites dans un but constructif, afin d'en dégager des conseils.

Organiser un debrief

Si besoin, il sera même possible d'organiser un débriefing avec l'auteur du rapport pour mieux cerner les problèmes relevés ou éclaircir certains points. À noter qu'il est parfaitement possible de demander au salarié de présenter son rapport oralement devant une équipe au complet.

Il ne s'en sentira que plus impliqué et l'échange peut être mis à profit pour développer une relation de confiance entre la hiérarchie et le salarié.

Pour que l'analyse soit complète, il y a lieu de considérer tous les motifs d'étonnement énoncés dans le rapport, et ce, quelle que soit leur nature. Il faudra ensuite se baser sur les points faibles relevés pour mettre en place des actions correctives permettant d'y remédier.

Comment rédiger un rapport d'étonnement ?

La forme du rapport peut différer d'une entreprise à l'autre. Certaines peuvent organiser un grand oral dans le cadre duquel le nouveau salarié sera interrogé, tandis que d'autres préféreront des entretiens moins formels afin de rendre la parole plus libre.

Cependant, la meilleure forme reste celle du document écrit, car il garantit l'obtention de réponses détaillées et de conseils concrets. Il est donc conseillé d'inviter le salarié à remplir un document qui aura été produit par le service des RH, où des pistes de réflexion seront indiquées.

Il peut aussi comporter un champ libre, où le salarié pourra s'exprimer librement et mettre en pratique son œil neuf pour émettre des suggestions. Sa position unique de nouveau venu lui garantit en effet un regard objectif et une certaine créativité.

Les différents thèmes du compte rendu

  • les sources d'étonnement positif et de curiosité lors de la période d'essai,
  • les points de déception,
  • le sentiment ressenti par rapport à l'accueil dans le service ou dans l'équipe de travail,
  • la conformité du poste de travail, par rapport à ce qui a été prévu/promis dans la fiche de poste,
  • les attentes au moment du recrutement,
  • le niveau de satisfaction ressenti par rapport aux moyens/infrastructures mis à disposition par l'entreprise pour l'exercice du poste,
  • les rapports avec les managers d'équipe,
  • les impressions quant à l'ambiance de travail.

Il est important d'encourager le salarié à critiquer de manière constructive, à rester objectif et à ne nommer aucune personne dans le rapport.

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