Formaliser un livret d'accueil

Le livret d'accueil fait partie des outils utilisés dans l'entreprise afin d'aider les nouveaux salariés à s'intégrer. L'enjeu d'une bonne insertion n'étant plus à détailler en ce qui concerne l'attraction des salariés et la rétention des talents, ce processus mérite toute l'attention des dirigeants de l'entreprise.

De ce fait, l'établissement du livret d'accueil doit faire partie des priorités de la direction, même s'il n'est obligatoire que dans les établissements de santé depuis l'année 2002.

Ce document a pour objectif de faciliter l'insertion du salarié dans son nouvel environnement dès le premier jour de sa prise de poste, en lui indiquant toutes les informations pratiques.

Il contient en effet une présentation détaillée de l'entreprise et notamment l'organisation qui y est mise en place, les règles en vigueur (absence, congés, horaires…), la convention collective, les différents services qui se partagent les locaux, les informations sur l'hygiène et la sécurité, l'organigramme, etc.

Ce document est aussi une manière pour l'employeur d'accueillir le salarié et de lui témoigner son intention de l'accompagner dans sa prise de poste et dans l'entreprise.

Au vu de son importance dans la réussite du processus d'intégration des nouveaux salariés dans l'entreprise, le livret d'accueil doit être réalisé dans un format permettant à ces derniers d'y accéder à tout moment. Le fond et la forme doivent avoir fait l'objet d'une réflexion au préalable, de même que la manière dont les nouveaux arrivants peuvent y avoir accès. Ces points sont essentiels pour que le livret soit aussi efficace que possible.

Le livret d'accueil, un outil d'intégration en entreprise

Le livret d'accueil est considéré comme un véritable outil pratique, car il contient toutes les informations dont le nouvel arrivant a besoin pour prendre ses marques dans la vie de l'entreprise.

Ce processus pouvant être à la fois stressant et excitant pour un nouveau collaborateur, il est utile pour la direction de le guider au maximum dans ce nouvel environnement de travail. Grâce à ce document, ce dernier peut s'informer plus facilement et rapidement sur le règlement intérieur, ce qui facilitera dans le même temps son adaptation dans l'entreprise.

En ayant les bonnes informations en main en ce qui concerne le fonctionnement de son poste, il pourra finalement être opérationnel plus rapidement pour assumer chaque fonction qui lui est attribuée. N'oublions pas que le sentiment d'être accompagné impacte positivement la motivation et l'engagement, permettant ainsi à l'employé de s'attacher à son emploi et de consacrer le maximum d'efforts à sa contribution aux projets de l'entreprise.

Enfin, en instaurant ce sentiment d'accompagnement et d'appartenance aux nouvelles recrues, l'établissement est en mesure de mieux retenir ses talents et réduit le risque de turnover.

rapport de suivi

À retenir

Il faut savoir que la mise en place de ce livret n'est pas avantageuse que pour le nouveau collaborateur.

Le fait qu'il soit motivé et opérationnel aussi rapidement est bénéfique pour l'employeur, qui peut profiter d'une ressource humaine efficace et proactive.

Et surtout, un tel document permet également de cadrer la culture d'entreprise et de la diffuser de manière tangible à ses éléments.

L'entreprise gagne ainsi du temps en condensant toutes les données utiles aux arrivants dans un seul document et facilite l'adhésion de ces derniers à ses projets.

L'essentiel du contenu d'un livret d'accueil

Le contenu du livret d'accueil diffère d'une entreprise à une autre. Il n'existe d'ailleurs aucune disposition législative ou réglementaire qui cadre cet aspect du livret.

Toutefois, pour être aussi efficace que possible, ce document doit s'articuler autour de plusieurs éléments.

  • La présentation de l'entreprise : il s'agit ici de présenter les activités de l'entreprise, ses projets et ses accomplissements, son organigramme, son histoire, etc. Autant d'informations qui seront utiles au nouveau salarié pour avoir une idée de la structure qu'il est sur le point d'intégrer.
  • La culture d'entreprise : son règlement intérieur, la convention collective qui s'y applique, les horaires à respecter, les modalité d'absence, les règles de sécurité et d'hygiène à observer (interdiction de fumer ou de vapoter par exemple), les bonnes pratiques encouragées pour garantir une vie d'entreprise paisible et collaborative, ses valeurs, ses engagements.
  • Les informations pratiques : les moyens de transport en commun permettant d'accéder au site de l'entreprise, la cantine, les salles de pause, le plan des locaux, la liste des personnes à contacter en cas de besoin, les bonnes adresses pour déjeuner à proximité de l'entreprise, le fonctionnement des équipements.
  • Les instances de représentation du personnel : noms et coordonnées, leurs compétences, leurs rôles.
  • Les avantages liés au poste : mutuelle, le plan d'épargne en place dans l'établissement, les tickets restaurant, le remboursement des frais de transport, etc.
  • La formation professionnelle : les possibilités de formation professionnelle, les conditions et modalités d'accès, les congés de formation, les dispositifs d'accompagnement.

Il est important de noter que les informations peuvent être personnalisées en fonction du contrat du salarié. Les travailleurs temporaires et les stagiaires par exemple peuvent ne pas avoir besoin de trop d'informations détaillées, contrairement aux salariés embauchés en CDI.

Comment faire un livret d'accueil ?

Idéalement, le livret d'accueil doit être imprimé et dupliqué en plusieurs modèles. Ainsi, chaque collaborateur peut avoir le sien à disposition dès son embauche dans l'entreprise.

Le format

Généralement, le format A5 est privilégié, même s'il est possible d'opter pour le format A4 également. Pour ce qui est du style, il sera possible de se référer à la charte graphique de l'entreprise pour le choix de la couleur, des polices de caractère, etc.

Le style de rédaction

Cela permettra de faire un écho à l'identité visuelle de l'établissement. Côté rédaction, il est conseillé de privilégier la formulation qui colle le plus aux usages de l'entreprise. Si le tutoiement est très répandu et encouragé entre les collaborateurs, il est parfaitement possible de l'employer dans le livret d'accueil.

Les phrases courtes et concises éviteront d'alourdir les explications. Il faudra également privilégier l'usage des listes à puces ou numérotation pour hiérarchiser les informations et les rendre plus compréhensibles.

La mise en forme

L'utilisation d'images et de schémas est également recommandée pour faciliter la compréhension des informations. Cela rendra aussi le livret plus vivant.

Pour avoir un rendu professionnel et si l'entreprise ne dispose pas de l'équipement adéquat, il sera préférable de confier l'impression du livret d'accueil à un professionnel.

Il est finalement très important de mettre régulièrement les informations à jour afin de ne pas rendre le livret obsolète.

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