Employeurs : découvrez les étapes RH essentielles pour préparer votre sortie de crise

La période que nous traversons est inédite à plus d’un titre, mais ce qui paralyse le plus nos actions c’est bien l’incertitude des perspectives à venir. Cette incertitude ne doit pas nous empêcher d’agir dès aujourd’hui pour préparer le lendemain.

Nous le savons dorénavant, la reprise de l’activité économique sera progressive à partir de mi-mai. Et pour anticiper cette sortie de crise, malgré une visibilité faible sur les échéances à venir, notre cabinet de conseil RH vous aide à structurer ses actions.

C'est pourquoi vous devez passer d'une gestion de crise à une sortie de crise. Découvrez les étapes RH essentielles à suivre pour votre sortie de crise.

Les impacts RH des mesures sanitaires pour les TPE-PME

Quels sont les impacts du COVID-19 sur vos RH ? La crise liée au COVID-19 aura obligé les employeurs à se pencher en urgence sur des sujets RH qu’ils ne maîtrisent pas toujours.

En effet, pour répondre à une injonction de confinement, ils ont dû avoir recours au télétravail sans être forcément préparés, ou habitués. Et pour faire face à une baisse de leur volume d’activité, ils ont dû recourir au dispositif du chômage partiel. 

Nous vous proposons d’aller plus loin dans la réflexion RH et de vous pencher l’optimisation de vos ressources internes. Nous souhaitons vous donner les pistes pour assurer le fonctionnement de votre activité en nous appuyant sur la gestion des compétences.

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Alors, comment organiser la reprise de votre activité ? En sécurisant vos perspectives et en ajustant vos orientations stratégiques. C'est évident, votre organisation et votre marché ont subi de fortes évolutions : il faut les analyser pour construire les étapes qui suivront la fin de la crise.

Les 5 actions RH à mener pour préserver votre activité

Les TPE-PME sont davantage exposées pendant une crise du fait de leur fragilité financière plus importante. Mais ces structures sont aussi celles qui ont la plus forte capacité à être modulables, ce qui devient un avantage considérable en cette période de bouleversements.
 
Nous nous intéresserons aux différents leviers RH qui vous permettront de réussir cette adaptation.

Faites votre bilan RH et ajustez votre cap

Avant de mener des actions ciblées au sein de votre organisation, vous devez avoir une vision exhaustive des impacts de la crise sur vos ressources internes. Pour cela, vous pouvez réaliser un premier bilan de votre activité depuis le début des mesures de restriction.

Vous avez la possibilité d’orienter ce bilan en vous penchant sur plusieurs réflexions. Quelles ont été les premières activités menacées dans votre organisation ? Quels projets ont pu malgré tout être maintenus ? Quelles sont les fonctions de l’entreprise qui ont rapidement été dépourvues de travail ? Quelles sont les missions qui ont été préservées pendant la crise ? Certaines opportunités de développement ou de diversification sont-elles apparues ? L’objectif de cette analyse est de réaliser un état des lieux fonctionnel par type d’activité.

A partir de ces éléments, pouvez-vous identifier des activités qui se poursuivent ou qui peuvent rapidement reprendre ? Il s’agit ici de définir la stratégie sur laquelle se concentrer pour obtenir une rentabilité à court terme. Dès que vous avez réalisé ce bilan et pu identifier les perspectives de chiffre d’affaires potentielles, il faut mobiliser un maximum de ressources sur ces perspectives. En effet, la priorité pour vous est de redresser votre entreprise en déterminant les orientations à prendre à court terme.

Pour y parvenir, vous devez alors faire un point précis concernant vos ressources internes disponibles. Cette analyse doit prendre en compte plusieurs indicateurs : combien de personnes sont en arrêt maladie ? Quelle proportion de mes effectifs a dû être mise en chômage partiel ? Qui est en garde d’enfant à domicile ? Le télétravail a-t-il été possible pour tout le monde ? Y a-t-il eu des ruptures de contrat ?

Dès lors vous pourrez observer pour chaque poste de travail l’impact réel de la crise : avant, pendant et après. Si besoin, aidez-vous d’un organigramme évolutif à chaque étape afin de mesurer l’évolution de vos équipes.

Cette mise au point vous permet d’avoir une vision précise de vos ressources internes disponibles.


Recentrez votre activité sur vos compétences clés

Les compétences clés sont celles que vous avez pu mobiliser pendant cette crise, qui ont permis le maintien de votre activité ou qui faciliteront un redémarrage rapide de vos projets. L’objectif est de définir, puis de développer, vos compétences clés afin d’investir dessus pendant cette période cruciale.

Vous devez ainsi évaluer la proportion de vos équipes qui détient réellement ces compétences clés. Si elles ne sont pas majoritaires, vous devrez alors rapidement augmenter vos ressources. En effet, si ces compétences sont manquantes, insuffisantes ou peu entretenues, vous aurez des difficultés à assurer votre reprise d’activité. 

Pour y répondre à court terme, il faut faciliter le partage de compétences avec les collaborateurs concernés. Ce partage de compétences passe par l’information, la formation et l’accompagnement. Pour optimiser votre capital humain, vous avez donc plusieurs leviers possibles : le partage d’expérience entre équipes, la transmission d’informations par le parrainage, l’apprentissage par la formation interne, la formalisation des pratiques à hautes valeurs ajoutées, la programmation de formation individuelle ou collective, ainsi que le plan de développement individuel.

L’idée est de rendre les compétences clés accessibles par tous afin de sécuriser votre fonctionnement. 

Au-delà des compétences clés, cette période est également propice pour analyser les aptitudes professionnelles de vos collaborateurs en situation de crise. Vous avez sûrement relevé des efforts importants chez certains de vos salariés, tandis que d’autres peuvent avoir eu un comportement inadapté. A l’heure du bilan, vous aurez également des certitudes sur le niveau d’engagement de vos équipes.

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Communiquez auprès de vos équipes et impliquez-les

Toutes les actions, aussi pertinentes qu’elles soient, doivent être expliquées pour être adoptées par vos équipes. En période d’incertitude, l’inquiétude des collaborateurs concernant le maintien de leur emploi et la pérennité de l’activité prend le dessus. Il est donc important que l’employeur puisse proposer régulièrement des points collectifs à ce sujet.

Le premier niveau d’information doit intervenir dès que les mesures de confinement imposées seront levées. En effet, le dirigeant doit être à même de transmettre et de synthétiser les informations qu’il a recueillies, même si elles ne sont pas complètes. S’il a déjà pris des décisions sur la reprise de l’activité, il doit les communiquer dès que possible et si ce n’est pas le cas il doit exposer ses réflexions à ses équipes. Cette première phase implique donc une communication descendante de l’employeur qui avance les solutions identifiées et les points restants en suspens. Pour cela, il peut s’appuyer sur le bilan qu’il a réalisé en amont.

La deuxième phase est représentée par l’organisation d’une réunion collaborative. L’objectif est de favoriser l’intelligence collective en permettant aux équipes de faire des propositions sur la gestion des différents impacts organisationnels. Elle peut s’accompagner d’un bilan individuel de chaque salarié sur les impacts de cette crise à l’échelle de son poste de travail. Pour faire émerger des propositions concrètes, il faut pouvoir cadrer ce bilan individuel par des questions orientées comme : quels ont été les freins majeurs dans la réalisation de vos missions ? Quels processus internes doivent évoluer ? Vous pourrez ainsi identifier les modes de fonctionnement mis en cause.

Déployez un plan d’action RH à court et moyen terme

Toutes ces actions font émerger des perspectives de développement à court et moyen terme. Pour sécuriser son évolution, le dirigeant doit prévoir de formaliser ces étapes sur différentes échéances : à un mois, trois mois, puis six mois et jusqu’à un an.

Il n’est pas pertinent de prévoir des plans de croissance sur le plus long terme, dès lors que la visibilité sur l’activité est faible à moyen terme.

Que contient ce plan ? Il doit prévoir une mise en œuvre concrète des nouvelles orientations fixées et des étapes intermédiaires à prévoir pour les atteindre. Par exemple, le renforcement de son activité peut nécessiter de faire évoluer le positionnement de certains collaborateurs en interne, ou de créer des partenariats sur des compétences complémentaires.

Lorsque ces différentes ressources ont été identifiées, elles doivent se matérialiser par des feuilles de route individuelles et collectives. D’abord collective, pour apporter une vision globale aux changements à mener, puis à titre individuel pour responsabiliser les salariés dans cette évolution. C’est une période importante pour s’appuyer sur les missions décrites dans les fiches de poste de vos collaborateurs.

En effet, pour déployer votre plan d’action, il sera nécessaire de fixer des indicateurs de suivi et de réussite. Ces repères regroupent un certain nombre d’informations déterminantes : l’objectif à atteindre, les facteurs clés de succès, les actions nécessaires à l’atteinte de l’objectif, les indicateurs de performance, l’indicateur de pilotage, la périodicité, le responsable et le destinataire éventuel.

Enfin, ce plan d’action doit être présenté à vos équipes pour leur apporter un suivi opérationnel de vos décisions.

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Renforcez la cohésion d’équipe et votre culture d’entreprise

Cette épreuve sanitaire doit également permettre de se recentrer sur l’humain. Ce qui implique, en premier lieu, de s’assurer du bon fonctionnement de vos équipes. Et pour vous en assurer, vous devez renforcer la cohésion d’équipe après une période intense de distanciation sociale et professionnelle. Pour renforcer ces liens, privilégiez un temps d’activité extra-professionnelle, dès les premiers jours de reprise.

En deuxième lieu, vous pouvez déjà réfléchir à la réalisation d’un séminaire plus long ou à l'organisation d'un team building. Dès lors, vous en profiterez pour vous recentrer sur votre culture d’entreprise et présenter le plan d’action que vous aurez réalisé. Il apportera un retour sécurisant à vos équipes. Ce cadre semi-informel est également idéal pour recueillir le ressenti de vos collaborateurs sur la période écoulée.

A plus long terme, vous pourrez travailler plus en profondeur sur l’identité de votre entreprise, réfléchir à vos valeurs et à leurs déclinaisons en interne. Lorsqu’elles sont formalisées avec une charte, elles représentent un engagement fort sur lequel vous pourrez vous appuyer dans vos futures décisions RH.

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Pour conclure, vous pouvez d’ores et déjà organiser ces différentes étapes pour ne pas subir la fin de cette crise sanitaire. Car en cette période de difficulté, vous devez vous recentrer autour de votre savoir-faire et de vos compétences internes, car ce sont les plus sûrs moyens d’assurer votre reprise d’activité.