Comment faire une fiche de poste ?

La fiche de poste est un support de management indispensable dans toutes les étapes de votre gestion des ressources humaines. Grâce à cet outil, l’employeur peut conduire une démarche de développement des compétences efficace et une politique salariale objective.

Notre cabinet de conseil RH vous propose une méthodologie pour la préparer efficacement. Malgré tout, son utilité est trop souvent sous-estimée au sein des entreprises. Rarement optimisée au sein des TPE/PME, la fiche de poste est rédigée dans la continuité de l’annonce de recrutement puis représentée par quelques lignes dans le contrat de travail.

Même lorsqu’elle est formalisée, elle est souvent critiquée : trop générique, figée ou peu adaptée face à la réalité des missions du poste. La problématique est la suivante : elle ne fait pas toujours l’objet d’une réflexion opérationnelle ni d’une mise à jour adaptée.

Les managers ne l’utilisent pas en entretien, les salariés ne se l’approprient pas et les dirigeants ne la connaissent pas. Alors, à quoi sert-elle réellement ?

Comment réaliser une fiche de poste ? Par quoi commencer ? Quel est le modèle idéal ?

Nous vous guidons pas à pas.

questionnaire

La bonne méthode pour développer ses pratiques managériales   

Pour aborder ce support avec la bonne approche, nous vous proposons de la construire par étapes. L’objectif est de s’appuyer sur une méthode de réflexion en entonnoir.

Ainsi, ce travail consiste à s’appuyer sur une base solide, mais généraliste, pour aller vers une vision plus juste de la réalité du poste.

Tout l’enjeu se situe dans la dernière étape : plus votre fiche de poste sera adaptée au poste occupé, plus elle sera légitime au regard de vos collaborateurs et managers.

C’est de cette façon que votre support vous permettra de mener efficacement vos RH.

Votre vision stratégique peut ainsi se traduire en actions concrètes individuelles : quelle meilleure garantit pour la réussite de votre développement ?

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Les 10 étapes à suivre pour un support RH opérationnel

1.    S’appuyer sur un référentiel métier

Pour démarrer, vous devez vous appuyer sur un répertoire des missions professionnelles précis.

Pour cela, vous pouvez vous référer à l’observatoire des métiers de votre branche professionnelle.

C’est un support d’analyse des métiers et de leurs évolutions, il vous donne un bon moyen de définir les premiers contours du poste concerné.

2.    Adapter la fiche à son secteur d’activité

Après avoir posé le cadre du poste et répertorié le périmètre d’activité concerné, il faut l’adapter.

Votre secteur d’activité a un impact significatif sur les missions à mener sur le poste. En effet, les attributions d’un commercial sont très variables d’un environnement à l’autre par exemple.

Ce sont ces éléments variables qui doivent apparaître sur la fiche de missions. Pour les déterminer, demandez-vous quelles sont les missions de ce poste qui sont spécifiques à votre secteur.

3.    Relier le poste aux tâches opérationnelles de l’entreprise

De même que votre secteur impacte la nature des missions individuelles, la taille de votre entreprise et les méthodes appliquées doivent également être prises en compte.

Au sein de votre organisation, quelles sont les tâches à mener pour la réussite de ce poste ?

Dans les petites entreprises, nous observons souvent une polyvalence dans les missions recensées. Alors que dans les structures importantes, le découpage des fonctions est plus net et engendre une hyper spécialisation des métiers.

L’organigramme donne une bonne notion des différentes attributions en interne. Ces éléments doivent donc être traduits à travers la fiche de poste.

4.    Distinguer les différents niveaux d’expérience

Lorsque vous préparez une fiche de poste, vous devez dissocier les différents niveaux d’expérience dans votre descriptif. L’expérience impacte le périmètre du poste, mais aussi le niveau de maitrise de chaque mission.

Pour y parvenir, vous devez évaluer les différentes phases d’évolution. Posez-vous la question : que doit savoir faire un collaborateur qui a dix ans d’expérience, par rapport à celui qui n’en a que deux ?

Cela permet de différencier un niveau junior, d’un niveau confirmé pour le même intitulé de poste.

5.    Définir l’autonomie adaptée à la bonne tenue du poste

L’autonomie est un curseur à poser sur chaque fonction. Elle correspond aux capacités et aux responsabilités nécessaires au poste.

L’autonomie doit répondre à la question suivante : quand commence la tâche demandée et quand s’arrête-t-elle ? Cette réflexion est primordiale pour plusieurs raisons.

Déjà, pour éviter les malentendus sur les responsabilités de chacun et ensuite, pour s’assurer de la capacité d’un collaborateur à pouvoir tenir un poste.

6.    Identifier les compétences associées au savoir-être

Au-delà du descriptif des missions, ce support doit recenser aussi les savoir-être nécessaires à leur réalisation.

Pour chaque activité, il faut pouvoir définir les aptitudes à mobiliser. Cette réflexion se traduit plus simplement de cette façon : quelles sont les capacités que le salarié doit avoir pour mener chaque mission ?

7.    Détecter les expertises spécifiques

Il s’agit d’identifier à ce stade les aptitudes métiers qui ne sont pas indispensables à la tenue du poste, mais qui représentent un vrai atout.

L’objectif est de définir, puis de valoriser, les connaissances spécifiques des collaborateurs qui peuvent apporter une véritable valeur ajoutée à la fonction.

Il peut s’agir d’une connaissance technique poussée, d’une méthodologie de travail, d’une connaissance métier particulière ou d’un savoir-faire très recherché. 

8.    Formaliser le support lors d’un entretien dédié

Lorsque vous êtes à cette étape, vous avez une ébauche précise du poste. Cette ébauche correspond à une projection du poste occupé, qui doit être mise en lien avec le collaborateur.

Pour cela, il faut réaliser un échange dédié avec le salarié et le manager pour analyser les missions réellement menées. L’intérêt est de produire un support personnalisé au salarié et de s’appuyer dessus pour son évaluation lors des entretiens individuels.

9.    Mettre à jour la fiche de poste

Nous l’avons indiqué, ce support doit être évolutif dans le temps. Il doit s’adapter à l’évolution du salarié et formaliser ses acquis. 

C’est un appui important aussi pour recadrer un collaborateur sur ses réalisations.

10.    Ajuster votre politique de rémunération

Lorsque la fiche de poste est précise, adaptée et objective, elle constitue un vrai levier pour déployer un système de rétribution équitable.

La fiche de poste permet d’évaluer les candidats, de suivre les réalisations des salariés, d’accompagner les changements de poste et de répondre à des préoccupations salariales.

Le fil conducteur de votre politique RH

Vous l’aurez compris, ce support est un vrai atout pour guider vos pratiques managériales.

Si vous ne deviez créer qu’un seul outil pour structurer votre gestion du personnel, c’est impérativement la fiche de poste.

Elle est la base de réflexion de tous vos sujets RH : le recrutement de candidats et leur intégration, la formation, le management, l’évaluation des équipes, la gestion des carrières et la rémunération.

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